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Project Charter

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26 Jun 2020 09:59 #134381 por moderador
Respuesta de moderador sobre el tema Project Charter

Katyriarte escribió: ¿Por qué los interesados tienen el rol principal de generar el Project Chárter?¿Un Director de proyecto podrá generarla?

Definición de la Carta del Proyecto
Matthew Kabik | 11 mar 2013 | 0 Comments

Las cartas de los proyectos se suelen pasar por alto en equipos bien establecidos y confiables. Si bien esta es una situación típica, no necesariamente significa que sea una situación deseable. Como era de esperar, hay una buena cantidad de gerentes de proyecto y de administradores de TI a nivel ejecutivo que no están familiarizados con lo que es exactamente una carta del proyecto y cómo puede beneficiar al proyecto aun antes de que comience.
Una buena carta del proyecto:
• Identifica la visión del proyecto
• Identifica los objetivos del proyecto
• Define el alcance del proyecto
• Considera los riesgos
• Incluye un plan del proyecto

La Carta del Proyecto describe la visión y objetivos del proyecto (las razones para hacer el trabajo). También resume en un alto nivel la estrategia general, el alcance, la organización y la ejecución del proyecto. Ayuda a establecer la dirección del proyecto y obtener la aceptación de las principales partes interesadas en cuanto a cómo será organizado y aplicado el proyecto. También ayuda a controlar el alcance del proyecto, mediante la definición de qué es exactamente lo que usted tiene que lograr.
Lo ideal sería que la Carta le sea proporcionada al gerente del proyecto por el patrocinador del proyecto, y ayuda a establecer la dirección del proyecto y obtener el apoyo de las principales partes interesadas en cuanto a cómo será administrado el proyecto. Si la Carta falta o no es adecuada el gerente del proyecto debe desarrollar o ampliar el documento y hacer que el documento sea aceptado y firmado por el patrocinador o iniciador del proyecto antes de iniciar cualquier otro proceso de planificación.

ALvaro

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26 Jun 2020 09:57 #134380 por moderador
Respuesta de moderador sobre el tema Project Charter

Katyriarte escribió: ¿Por qué los interesados tienen el rol principal de generar el Project Chárter?¿Un Director de proyecto podrá generarla?

ENTRADAS AL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
- El caso de negocio para el proyecto
- La descripción del producto o el enunciado del trabajo del proyecto donde se detallen los requisitos del producto conocidos hasta el momento; en otras palabras, ¿qué se supone que debe hacer el proyecto?
- Cómo el proyecto se relaciona con el plan estratégico de la organización
- Una lista de las probables partes interesadas (preliminar)
- Las restricciones conocidas (por ejemplo, cronograma, presupuesto o recursos impuestos, hitos) y los supuestos analizados
- Los acuerdos pertinentes, incluidos los contratos, si el trabajo se realizará en virtud de un contrato o un pedido expreso
- Estándares de la tecnología referida
- Tendencias y evolución esperada del mercado y de los reguladores
- El sistema de control de cambios de la organización
- Los procesos y procedimientos definidos para el modo de funcionamiento de la organización (parte de los activos)
- Relaciones previas con el patrocinador del proyecto, interesados probables y posibles miembros del equipo
- Plantillas de los proyectos anteriores (activos de la organización- puede ser la PMO su soporte)
- EDT históricas
- Estimaciones históricas
- Lecciones aprendidas de los proyectos anteriores (al igual que los 3 anteriores, referirse a la PMO)
- Qué ocurre con la empresa actualmente, cuáles son los proyectos principales y cuál podría llegar a ser el impacto potencial de las iniciativas actuales y planificadas en este proyecto así como su simultaneidad y complementariedad (enfoque de programa y portafolios)
- Comprender el futuro de la organización
- Comprender la cultura de la organización
- Una lista de las personas que podrían ser integrantes del equipo
- Posibles situaciones, amenazas, oportunidades que den una visión de riesgos primaria

ALvaro

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26 Jun 2020 09:56 #134379 por moderador
Respuesta de moderador sobre el tema Project Charter

moderador escribió:

Katyriarte escribió: ¿Por qué los interesados tienen el rol principal de generar el Project Chárter?¿Un Director de proyecto podrá generarla?

Estimada Katyriarte: el rol principal en la generación del Acta de Constitución es del Sponsor.
Es él quien tiene que refrendarla!!!
ALvaro

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER)
La primera parte de la Gestión de la Integración es la elaboración de un Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter). Se debe entender qué es un Acta de Constitución del Proyecto, por qué es importante, y cómo utilizarla a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

¿Qué se incluye en el Acta de Constitución del Proyecto?
Desafortunadamente, muchas empresas esperan que el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) incluya información como un cronograma detallado, y un completo análisis de riesgos. Sin embargo, tal información no está disponible en esta etapa del proceso de Dirección de Proyectos. ¡Un Acta de Constitución del Proyecto no es un Plan para la Dirección de Proyecto!

Ejemplo para fijar Ideas:
TÍTULO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
(¿Qué es el proyecto?).

Durante los últimos meses, el departamento de Aseguramiento de Calidad ha descubierto que muchas de las órdenes de nuestros clientes para el equipo XYZ han demorado 10 veces más en ser procesadas a través de nuestra red de computadoras que de la red de nuestros competidores. El propósito de este proyecto es investigar las razones del problema y proponer una solución. La solución será autorizada como un proyecto subsecuente. El área de Control de Calidad (QC) tiene registros detallados de sus descubrimientos, que pueden ser utilizados para acelerar este proyecto.

DIRECTOR DE PROYECTO (PROJECT MANAGER) ASIGNADO Y NIVEL DE AUTORIDAD (¿A quién se le da autoridad para dirigir el proyecto, y puede él o ella determinar, gestionar, y aprobar cambios al presupuesto, cronograma, personal, etc.?).

Sebastián Elcano será el Director de Proyecto para este proyecto y tiene la autoridad de seleccionar a sus miembros de equipo y determinar el presupuesto final del proyecto.

OPORTUNIDADES DE NEGOCIO (¿Porqué se está realizando el proyecto? ¿Sobre qué base financiera o de otro tipo se puede justificar el hacer este proyecto? Describe el propósito y justificación del proyecto).

Este proyecto se realiza para evitar que se siga afectando la satisfacción del cliente. Esperamos que la mejora de la satisfacción del cliente incremente los ingresos de la empresa en el primer año en al menos $200,000 debido a la reducción en el servicio de llamadas. Como beneficio secundario, esperamos que el proyecto genere ideas sobre cómo mejorar la satisfacción del cliente mientras resolvemos el problema.

RECURSOS PREASIGNADOS (¿Cuántos y qué recursos se proporcionarán?)
Alex Saúl Pérez y Alfonso Joe Bizzera ya están asignados al proyecto, debido a sus experiencias en redes de computadoras de este tipo. Los demás recursos serán determinados por el Director del Proyecto.

INTERESADOS (STAKEHOLDERS) (¿Quién afectará o será afectado por el proyecto, según se conoce hasta la fecha?)

Los Interesados (Stakeholders) son: Verónica Castro (Control de Calidad (QC)), Jennifer López (Servicio al Cliente), Waldemar Nario (Marketing). Estos recursos están disponibles para ayudar en el proyecto según lo requiera el Director del Proyecto.

REQUISITOS DE LOS INTERESADOS (Requisitos relacionados al alcance del proyecto y al alcance del producto).

Se adjunta a este documento las especificaciones detalladas para el sistema actual, y los requisitos que debe satisfacer el sistema actual. Se espera que este proyecto no afecte la forma en que los usuarios operan el sistema actualmente.
El proyecto debe utilizar los datos disponibles del departamento de Control de Calidad (QC).

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO/ENTREGABLES (¿Qué Entregables de productos específicos se esperan, y cuál será el resultado final del proyecto?)

1. Un informe que describa lo que puede ser cambiado, cuánto va a costar cada cambio, y el tiempo que se espera que tarde el realizar un pedido como resultado de cada cambio.
2. Una lista de las interacciones con nuestros clientes necesaria para completar los cambios.
3. Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), por el plazo de 2 semanas, que describa el plan para llevar a cabo el proyecto, seguido después de una semana por una lista de riesgos en la realización del proyecto.

OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO (¿Qué vincula al proyecto con las metas estratégicas de la organización? ¿Qué objetivos del proyecto soportan estas metas? Los objetivos deben ser medibles y dependerán de la prioridad definida por las restricciones del proyecto).

El objetivo de este proyecto es mejorar la satisfacción del cliente, reduciendo el tiempo que les toma a los clientes realizar sus pedidos a través de nuestra red de computadoras a un 10% del tiempo actual. El alcance y la satisfacción del cliente son las principales prioridades de este proyecto, seguido de cerca por el cronograma y luego por el costo.

-Cronograma resumen de hito: Antes del 20 de Julio.
- Presupuesto resumen: US $ 50,000.

REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO (¿Qué elementos deben ser aprobados para el proyecto, y quién lo firmará? ¿Qué designa el éxito?)
Las aprobaciones para este proyecto incluyen:
- El Patrocinador (Sponsor) aprobará la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) antes de continuar con la planificación.
- El Patrocinador (Sponsor) aprobará la lista de riesgos antes de continuar con la planificación.

La aprobación final del proyecto será determinado por el Patrocinador.

RIESGOS DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO (Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto).

- Debido a que este proyecto analiza la satisfacción del cliente, el proyecto podría ayudar a generar ideas para mejorar la satisfacción del cliente, lo cual dará como resultado niveles más altos de retención de clientes.
- Debido a que tenemos poca experiencia en esta área, implementar una solución inadecuada podría causar más frustración y más retrasos de tiempo para los clientes, lo cual dará como resultado pérdidas adicionales de negocio.
- Debido a que este problema es muy preocupante para nuestros clientes, la demora del proyecto podría generar la pérdida de clientes, poniendo en peligro la posibilidad de cumplir con los objetivos de ventas de este año.
- Debido a que la evaluación del sistema es difícil, los cambios al sistema podrían afectar los requisitos del sistema que se diseñó para que se lleve a cabo.

PATROCINADOR QUE AUTORIZA ESTE PROYECTO:
________________________
Jhony Vásquez
Vice Presidente Ejecutivo
________________________
Alfonso Sandoval
Vice Presidente


Nota: ¿Qué hace el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) por el Director del Proyecto (Project Manager)?

Respuesta: El Acta de Constitución del Proyecto es un documento muy importante sin el cual el proyecto no podría iniciarse.
Un Acta de constitución del Proyecto puede ser creada por el Director del Proyecto, pero debe ser publicada por el Patrocinador (Sponsor) en el grupo de procesos de iniciación. Debe ser lo suficientemente completa para que no se necesite cambiar a medida que el proyecto avanza. Proporciona, como mínimo, los siguientes beneficios:
- El Acta de Constitución del Proyecto reconoce (autoriza) formalmente la existencia del proyecto, o establece el proyecto. Esto significa que un proyecto no existe sin un Acta de Constitución del Proyecto.
- Da autoridad al Director de Proyecto para usar el dinero y comprometer recursos de la empresa.

En el examen, éste es el beneficio o uso más común del Acta de constitución del Proyecto.
- El Acta de Constitución del Proyecto proporciona los requisitos de alto nivel para el proyecto.
- Vincula el proyecto a los trabajos en curso de la organización.

PROYECTOS GRANDES
Como se mencionó previamente, se debe responder a las preguntas del examen desde la perspectiva de gestionar proyectos grandes. (PMIsmos)
.
Nota:
¿Qué sería diferente sobre gestionar proyectos grandes VS proyectos pequeños?
Respuesta: Las siguientes son algunas posibles respuestas a esta pregunta. Un proyecto grande:
- Tiene un gran grupo de Interesados (Stakeholders).
- Tiene una mayor diversidad en la composición de su equipo.
- Requiere un Plan de Gestión de las Comunicaciones más amplio y complejo para hacerle frente a la cantidad de Interesados y a los problemas de idioma.
- Lidia con varias naciones, idiomas, y leyes.
- Se verá afectado por las tasas de intercambio de dinero.
- Requiere un proceso de gestión de cambios más formal para manejar los posibles cambios en el alcance.
- Tiene decenas de miles de actividades para realizar seguimiento.
- Tiene grandes actividades, haciendo más difícil tener buenas estimaciones de tiempos y costos.
- Tendrá un diagrama de red más complejo, con muchas dependencias discrecionales y externas.
- Requiere un sistema de seguimiento más elaborado para todas las métricas del proyecto.
- Involucra múltiples contratos, requiriendo mayor gestión de los proveedores.
- Tiene muchos más riesgos, requiriendo un proceso más detallado de Gestión de Riesgos.
- Y muchos más.

Independientemente de si se está creando un Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) para un proyecto grande o pequeño, desarrollarlo requiere tomar las siguientes acciones:
- Identificar los Interesados (Stakeholders).
- Reunirse con los principales Interesados para confirmar los requisitos de alto nivel, el alcance del proyecto, riesgos y problemas.
- Definir el alcance del producto.
- Definir los objetivos del proyecto y los criterios de éxito.
- Documentar los riesgos.

Los siguientes aspectos son necesarios para crear el Acta de Constitución del Proyecto:

OPORTUNIDADES DE NEGOCIO
¿Cómo se selecciona un proyecto en la organización? ¿Lo saben? En algunas empresas, la selección es arbitraria, en base a lo que el jefe siente que debe hacer. Si éste es el caso, debe comprender que el examen asume que hay una oportunidad de negocio definida para cada proyecto, y que es inaceptable seleccionar un proyecto en base a cualquier cosa que no sea una oportunidad de negocio. (PMIsmo)

Imaginen que son el propietario de una gran empresa. Los departamentos de su empresa le presentan muchas ideas sobre diferentes iniciativas (proyectos potenciales) donde invertir. Escoger arbitrariamente un proyecto sobre otro podría dar como resultado la pérdida de disponibilidad de sus recursos. En su lugar, se debería tener un método para determinar cuál de los posibles proyectos o programas proporcionará los mayores beneficios a la empresa o, en términos de la Guía del PMBOK®, apoyará mejor el plan estratégico de la empresa. Incluso puede tener un comité de selección de proyectos que reúna todos los datos sobre las múltiples ideas de proyecto.
Vamos a ver un ejemplo sobre cómo una oportunidad de negocio puede afectar la forma en que se gestiona un proyecto. Una empresa ha seleccionado un proyecto en particular porque el proyecto contribuirá a su plan estratégico de entrar a una nueva área de negocio. El Director del Proyecto (Project Manager) tiene un Plan para la Dirección del Proyecto que incluye un Cronograma y un Presupuesto aprobado. El Director de Proyecto se da cuenta que el Presupuesto aprobado es una restricción que podría impedir la entrada de la empresa en el nuevo mercado. Él pide un cambio en el Presupuesto, en lugar de reducir costos en el proyecto para mantenerse dentro del Plan para la Dirección del Proyecto. Si el Director de Proyecto no hubiese solicitado el aumento del Presupuesto, la empresa habría perdido su objetivo de abrirse paso exitosamente en la nueva área de negocios.
Por lo tanto, los Directores de Proyectos deben saber por qué sus proyectos fueron seleccionados y cómo esto encaja en el plan estratégico de la empresa. Luego, tienen que asegurarse que el proyecto cumpla estas necesidades. La oportunidad de negocio descrita en el Acta de Constitución del Proyecto explica las necesidades de negocio y el análisis utilizado para justificar el proyecto.

SELECCIÓN DE PROYECTOS
Hay varias formas de seleccionar qué proyecto iniciar de entre muchas posibles opciones. Los proyectos que fueron seleccionados antes de que un proyecto en particular haya sido seleccionado, así como los procesos utilizados para seleccionar ese proyecto, influencian la forma en que se planifica y gestiona el proyecto.
Recuerden para el examen las siguientes dos categorías de métodos de selección de proyectos y sus subconjuntos:

1. Métodos de Medición de Beneficios (Enfoque Comparativo)
- Junta “Asesina” (un panel de personas que intenta destruir una nueva idea de proyecto).
- Revisión en pareja.
- Modelos de puntuación.
- Modelos económicos.

2. Métodos de Optimización Limitada (Enfoque Matemático)
- Programación lineal.
- Programación Entera.
- Programación dinámica.
- Programación multi-objetivos.

MODELOS ECONÓMICOS PARA SELECCIONAR PROYECTOS
Los siguientes son los modelos económicos para seleccionar un proyecto:
- Valor Presente (VP).
- Valor Presente Neto (VPN).
- Tasa Interna de Retorno (TIR).
- Periodo de Recuperación (Payback).
- Ratio Beneficio-Costo.

Valor Presente (VP): El Valor Presente significa el valor actual de los futuros flujos de caja de un proyecto. Históricamente, el Valor Presente sólo ha sido mencionado una o dos veces en el examen. No es necesario calcular, tampoco memorizar la fórmula, pero sí se debe entender su concepto.
El Valor Presente se puede calcular por la siguiente fórmula:
VP = FV__
(1+r)n

Donde:
FV = Valor Futuro.
r = Tasa de Interés.
n = Número de Periodos de Tiempo.

Cuidado
El término en inglés de Valor Presente (PV – Present Value) podría llevar a confusión con el de Valor Planificado (PV - Planned Value). Eviten confundir estos dos términos.

Alvaro

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26 Jun 2020 09:56 #134378 por moderador
Respuesta de moderador sobre el tema Project Charter

moderador escribió:

Katyriarte escribió: ¿Por qué los interesados tienen el rol principal de generar el Project Chárter?¿Un Director de proyecto podrá generarla?

Estimada Katyriarte: el rol principal en la generación del Acta de Constitución es del Sponsor.
Es él quien tiene que refrendarla!!!
ALvaro

El Acta de Constitución es la "piedra fundamental" para la organización encargada del Proyecto.
Allí se da la autoridad al Director de Proyecto, por eso el Acta debe ser refrendada por el Promotor más allá que muchas veces la elabore el propio director de proyecto que ya venía trabajando en los antecedentes,.
Sin duda que los interesados cumplen un papel esencial y deben tomarse en cuenta. Pero no necesariamente tienen el rol principal!!!
Algunas líneas debajo!!!
Alvaro

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26 Jun 2020 08:39 #134377 por moderador
Respuesta de moderador sobre el tema Project Charter

Katyriarte escribió: ¿Por qué los interesados tienen el rol principal de generar el Project Chárter?¿Un Director de proyecto podrá generarla?

Estimada Katyriarte: el rol principal en la generación del Acta de Constitución es del Sponsor.
Es él quien tiene que refrendarla!!!
ALvaro

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24 Jun 2020 20:33 #134317 por Katyriarte
Project Charter Publicado por Katyriarte
¿Por qué los interesados tienen el rol principal de generar el Project Chárter?¿Un Director de proyecto podrá generarla?

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