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3 procesos de comunicación

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19 Ene 2017 20:12 #106363 por Conny
Respuesta de Conny sobre el tema 3 procesos de comunicación
En cualquier proyecto que se realice el peor enemigo es el suponer (yo creo que, yo supongo que) para evitar que esto pase es necesario definir correctamente que cosas se esperan que sucedan, cuales son los resultados esperados es por eso que tener una buena comunicación permite realizar las preguntas pertinentes en caso de dudas y tener claros los canales de comunicación.

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17 Ene 2017 20:52 #106110 por moderador
Respuesta de moderador sobre el tema 3 procesos de comunicación

Eq5-Mmarquez escribió: Me parece que el tema de la comunicación es algo de suma importancia en la administración de proyectos, ya que una buena comunicación con el cliente permite llegar a mejores acuerdos y tener un buen entendimiento. Es posible tener todo el conocimiento necesario para poder gestionad un proyecto pero en ocasiones al no tener una buena comunicación con los clientes, se pueden provocar conflictos o malentendidos que se pueden ver reflejados en tiempos para el cumplimiento de actividades y esto a su vez en costos.


GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES APUNTES DEL FORO
¿Cuántas veces han borrado un correo de voz sin escuchar hasta el final del mensaje? ¿Están inundados de correos electrónicos? ¿Cuántas veces no han leído todo lo que dice el email? Estas situaciones muestran que las comunicaciones deben ser planificadas y gestionadas de mejor manera.
En la mayoría de los estudios, la comunicación es el principal problema que los Directores de Proyectos tienen en un proyecto. Aproximadamente, los Directores de Proyectos invierten el 90% de su tiempo comunicándose. Entonces, ¿No se debería hacer algo para planificar, estructurar, y controlar las comunicaciones?
Los Directores de Proyectos poco experimentados no hacen mucho con las comunicaciones, y solamente emiten informes de estado del proyecto. Los buenos Directores de Proyectos saben cómo crear un Plan de Gestión de las Comunicaciones, y presentan más que un simple informe de estado del proyecto. Los Directores de Proyectos más experimentados realizan las dos acciones anteriores, y además hacen lo siguiente: preguntan a los Interesados qué quieren que se les comunique, identifican qué comunicaciones necesitan de los Interesados, y revisan frecuentemente el Plan de Gestión de las Comunicaciones en las reuniones con los miembros de su equipo para limitar los problemas de comunicaciones.

INTERESADOS -STAKEHOLDERS
Algunas veces hay temas o conceptos en el examen que parecen fáciles, y hasta se podría omitir estudiarlos. Éste podría ser uno de esos temas. Para entender mejor, examinemos el caso de una persona que desaprobó el examen: su método de gestionar proyectos consistía en indicarle a las personas qué hacer y siempre trabajaba con las mismas 4 personas. Esta persona olvidó el concepto apropiado de la Gestión de Interesados, y olvidó pensar sobre proyectos grandes (aquéllos que involucran a cientos de personas, no sólo cuatro). En su mundo real, pensó que la Dirección de Proyectos trataba de un Director del Proyecto siendo el experto y diciéndole a todos qué hacer. ¿Quién se preocupaba o necesitaba a los Interesados? Incluso olvidó considerar a todos los diferentes tipos de Interesados. En realidad, el Director del Proyecto debe ser el experto en Dirección de Proyectos, y los Interesados son los expertos técnicos en lo que se necesita realizar y en la manera en que se necesita realizar. El Director del Proyecto es el líder de la orquesta, y el trabajo no se puede realizar bien sin involucrar a los Interesados. Como resultado de no pensar de esta manera, esta persona respondió preguntas de manera incorrecta en todas las áreas de conocimiento en el examen. Este concepto de identificación, uso, y Gestión de los Interesados tuvo un gran impacto en su entendimiento de la Dirección de Proyectos.
Es importante notar que el proceso Identificar a los Interesados es parte de la iniciación de un proyecto junto con el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Supongan que alguien le proporciona el alcance del trabajo y el Acta de Constitución del Proyecto, ¿Qué harían ustedes? ¿Podrían empezar a trabajar en el proyecto? ¿Qué pasaría si su jefe le dice: “Tengo este proyecto para usted”? ¿Empezaría solo a trabajar? Si lo hacen, esperen tener problemas en el examen. Para gestionar adecuadamente un proyecto se debe identificar a los Interesados; determinar sus requerimientos, expectativas, e influencias; y luego incluir esa información en el alcance del producto y del proyecto según sea necesario. El Director del Proyecto debe registrar esta información en un registro de Interesados y utilizarlo para desarrollar una estrategia de Gestión de Interesados. Se debe recopilar todos los requerimientos de todos los Interesados antes de comenzar a trabajar.
La Gestión de Interesados puede ser problemática en el examen para aquéllos que no la realizan en su debido tiempo. Planificar las comunicaciones, distribuir la información, Gestionar las Expectativas de los Interesados, e Informar el Desempeño son aspectos importantes de la Gestión de Interesados.
¿Qué se debería hacer con los Interesados a lo largo de todo el proyecto?

- Identificar a TODOS ellos. Ustedes se preguntarán, “¿Por qué esto es tan importante?” Cualquier Interesado que no haya sido identificado aparecerá probablemente más adelante. Cuando aparezca, harán cambios y podrían causar retrasos. Los cambios realizados posteriormente en el proyecto son mucho más costosos y más difíciles de integrar que aquéllos realizados desde un inicio. Identificar a todos los Interesados ayuda a crear un proyecto mejor organizado que satisfaga todos los intereses de los Interesados. Se debe incluir la lista de Interesados en el registro de Interesados. Primero se identifica a los Interesados como parte de la Iniciación del proyecto, y luego se vuelve a evaluar esta lista durante la Ejecución del proyecto.

- Determinar TODOS sus Requerimientos. Esto no es ni fácil ni rápido, pero el Director del Proyecto debe realizar todos sus esfuerzos para obtener TODOS los requerimientos antes de que comience el trabajo. ¿Han tratado de hacer esto? ¿Qué tanto se han esforzado? La mayoría de los Directores de Proyectos no lo intentan.
Para entender porqué esto es importante, piensen en los efectos que tendría el iniciar un proyecto sin haber identificado todos los requerimientos. Esos efectos probablemente incluirán cambios, retrasos, y posibles fallas. Cómo se vería si tuvieras que decirle a tu Director del Proyecto, “No sabía que Alfonso era un Interesado en este proyecto. Ahora que lo sé, necesito extender el cronograma para acomodar sus necesidades o excluir del proyecto las necesidades de otro interesado.” Esto es sencillamente una mala Dirección de Proyectos.
Algunas personas creen que “la naturaleza de un proyecto es que no sabrán qué necesitan para la segunda parte hasta que la primera parte esté terminada.” Pero en realidad es como si tuvieran dos o más proyectos, no uno, por lo que deberían gestionarlos de tal manera.
Existen muchas formas de asegurarse de tener todos los requerimientos (desde sólo preguntarse si los tiene, hasta realizar revisiones de requerimientos, decir a la gente las consecuencias negativas para la compañía y para el proyecto de encontrar tardíamente un requerimiento, etc.).
Los requerimientos no sólo deben estar relacionados a cómo ellos quieren que funcione el producto del proyecto, sino que también deben incluir sus requerimientos de comunicaciones, como por ejemplo, ¿Qué quieren los Interesados que se les comunique?, ¿Cuándo?, ¿De qué forma? y ¿Qué tan frecuente?
- Determinar sus expectativas. Hay cosas que los Interesados esperan que les sucedan, a sus departamentos, y a la compañía como un todo. Las expectativas tienden a ser mucho más ambiguas que los requerimientos indicados, o éstas podrían ser requerimientos indefinidos. Pueden estar intencional o involuntariamente ocultas. Las expectativas incluyen cosas como por ejemplo, “espero que este proyecto no interrumpa el trabajo de mi departamento” o “espero que el sistema sea mejorado radicalmente como resultado del proyecto”. Naturalmente, las expectativas no identificadas tendrán impactos importantes en todas las restricciones. Las expectativas se convierten en requerimientos y se vuelven parte del proyecto.

- Determinar sus intereses. Los Interesados pueden estar particularmente interesados en trabajar en alguna parte del proyecto, obteniendo la oportunidad de aprender nuevas habilidades, de demostrar sus habilidades, o incluso de librarse de tener que trabajar en ciertas partes del proyecto. Un buen Director del Proyecto determinará cada interés de los Interesados relacionado al proyecto e intentará construirlo en el proyecto o implementarlo como una recompensa.

- Determinar su nivel de influencia. Hasta cierto punto, cada Interesado podrá afectar de manera positiva o negativa al proyecto. Esto es su nivel de influencia, y debe ser identificado y gestionado.

- Planificar cómo se comunicará con ellos. La Dirección de Proyectos se enfoca en planificar antes de tomar cualquier acción. Debido a que las comunicaciones son la causa más frecuente de los problemas en los proyectos, la planificación de las comunicaciones es crítica.
- Comunicarse con ellos. Los Interesados están incluidos en las presentaciones del proyecto y reciben información del proyecto, la cual incluye los reportes de progreso, actualizaciones, cambios al Plan para la Dirección del Proyecto, y tal vez cambios en los documentos del proyecto.
- Gestionar sus expectativas e influencias. La Gestión de los Interesados no termina durante la Iniciación, ya que deben ser gestionados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Una clave para el éxito del Director del Proyecto es saber cómo manejar a los Interesados. Los Interesados deben estar involucrados, y su participación debe ser gestionada por el Director del Proyecto. Esta participación puede ser de gran alcance o de poca importancia, dependiendo de las necesidades del proyecto y de la organización ejecutante. Por lo tanto, la lista de dónde pueden estar involucrados los Interesados puede también ser extensa o limitada.
El Director del Proyecto debe involucrar a los Interesados en el proyecto de la siguiente manera:
1. Identificar a todos los Interesados por nombre y apellido.
2. Determinar todos los requerimientos de los Interesados.
3. Determinar el interés de los Interesados por participar en el proyecto.
4. Determinar el nivel de influencia de los Interesados en el proyecto. 5. Determinar las expectativas de los Interesados, y convertirlas en requerimientos.
6. Determinar cuándo los Interesados participarán en el proyecto y cómo.
7. Hacer que los Interesados firmen cuando finalice la recopilación de requerimientos.
8. Evaluar el conocimiento y las habilidades de los Interesados.
9. Analizar el proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de los Interesados.
10. Informar a los Interesados sobre cuáles requerimientos serán y cuáles no serán satisfechos, y por qué.
11. Mantener a los Interesados involucrados en el proyecto asignándoles trabajo del proyecto, por ejemplo desempeñando el papel de propietarios de respuestas a riesgos.
12. Gestionar e influenciar la participación de los Interesados.
13. Usar Interesados como expertos.
14. Asegurarse que el proyecto comunique a los Interesados lo que necesitan saber, en el momento en que lo necesitan saber.
15. Involucrar a los Interesados, según sea necesario, en la gestión y aprobación del cambio.
16. Involucrar a los Interesados en la creación de Lecciones Aprendidas.
17. Obtener la firma y aceptación formal de los Interesados durante el cierre de fases del proyecto o durante el cierre del proyecto.
18. Volver a examinar la participación de los Interesados durante la Ejecución del proyecto.
19. Gestionar las Expectativas de los Interesados.
20. Asegurar un entendimiento común del trabajo.

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17 Ene 2017 20:51 #106109 por moderador
Respuesta de moderador sobre el tema 3 procesos de comunicación

Eq5-Mmarquez escribió: Me parece que el tema de la comunicación es algo de suma importancia en la administración de proyectos, ya que una buena comunicación con el cliente permite llegar a mejores acuerdos y tener un buen entendimiento. Es posible tener todo el conocimiento necesario para poder gestionad un proyecto pero en ocasiones al no tener una buena comunicación con los clientes, se pueden provocar conflictos o malentendidos que se pueden ver reflejados en tiempos para el cumplimiento de actividades y esto a su vez en costos.

PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
El PMBOK® sugiere que el trabajo debe ser realizado de una manera más estructurada de la que muchos Directores de Proyectos han pensado realizar previamente. La comunicación no es la excepción. Para tener una buena comunicación, se debe entender el ambiente de la organización ejecutante (los factores ambientales de la empresa), como la cultura y los estándares. Se debe tener un enfoque estructurado y comprender la tecnología, métodos, y modelos de las comunicaciones. También se debe tener en cuenta los procesos y procedimientos de la organización ejecutante para organizar el trabajo y las comunicaciones, los registros históricos de proyectos anteriores, las lecciones aprendidas y demás información almacenada (activos de los procesos de la organización), así como el registro de Interesados y la estrategia de Gestión de los Interesados descritos anteriormente. El resultado es el Plan de Gestión de las Comunicaciones, el cual forma parte del Plan para la Dirección del Proyecto.
El proceso Planificar las Comunicaciones implica identificar las necesidades de información y de comunicación de los Interesados. Mientras que en la iniciación se identifica a los Interesados y sus requerimientos y preferencias de comunicación, en la planificación se determina cómo aplicar esa información. El proceso Planificar las Comunicaciones también implica determinar qué comunicación efectiva y eficiente será planificada para el proyecto, a quién, cuándo, con qué método, y con qué frecuencia.
La siguiente es una lista de los errores más comunes dentro de las comunicaciones:
- No preguntar a las personas qué información necesitan y cuándo.
- No planificar las comunicaciones para todos los Interesados.
- No personalizar los estándares de comunicación dentro de la organización a las necesidades del proyecto.
- No utilizar múltiples métodos de comunicación.
- No confirmar que la comunicación es realmente recibida y entendida.
- No planificar las comunicaciones con cada Interesado en base a sus necesidades e intereses individuales.
- Olvidar incluir personas tales como los jefes de los miembros del equipo en la lista de Interesados. En la mayoría de los proyectos se requiere una estructura de comunicaciones más detallada.
Dependiendo de la naturaleza del proyecto, se puede necesitar información y documentos que deben ser comunicados en el proyecto, tales como:
-Acta de Constitución del Proyecto.
-Plan para la Dirección del Proyecto y documentos del proyecto.
-Impactos de otros proyectos.
-Cómo este proyecto impacta en otros proyectos.
-Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
-Cuándo se necesitarán los recursos.
-Cronograma de reuniones.
-Asignaciones de trabajo.
-Estado.
-Riesgos nuevos no descubiertos.
-Incertidumbres.
-Problemas.
-Éxitos.
-Cambios en el alcance del proyecto y en el alcance del producto.
-Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto o a los documentos del proyecto.
-Trabajos próximos.
-Retrasos.
-La fecha de conclusión del siguiente hito.
-Reportes de Rendimiento.
-Lecciones Aprendidas.
-Registros de Polémicas.
-Problemas de la Gestión de la Configuración.
-Qué tipos de emails se enviarán a cada interesado.
-Lista de revisiones planificadas del Plan para la Dirección del Proyecto y cuándo es probable que se emita la actualización.
-Información de contacto de todos los Interesados.
-Método de actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.

Las comunicaciones ocurren de manera interna y externa al equipo central del proyecto, de manera vertical (arriba y abajo de los niveles de la organización), y de manera horizontal (entre compañeros). Muchas personas olvidan las comunicaciones entre proyectos, como si no hubiera otros proyectos que podrían tomar recursos, causar retrasos, o causar otros tipos de problemas en el proyecto.
Con el fin de tener una idea clara y concisa de las comunicaciones, el Director del Proyecto tiene que manejar las comunicaciones de manera estructurada y elegir el mejor tipo de comunicación de acuerdo a la situación. Las comunicaciones pueden ser expresadas de diferentes maneras (de manera formal o informal, escrita o verbal). Para cada instancia de comunicación se debe tomar una decisión respecto a qué tipo de comunicación utilizar.

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17 Ene 2017 20:50 #106108 por moderador
Respuesta de moderador sobre el tema 3 procesos de comunicación

Eq5-Mmarquez escribió: Me parece que el tema de la comunicación es algo de suma importancia en la administración de proyectos, ya que una buena comunicación con el cliente permite llegar a mejores acuerdos y tener un buen entendimiento. Es posible tener todo el conocimiento necesario para poder gestionad un proyecto pero en ocasiones al no tener una buena comunicación con los clientes, se pueden provocar conflictos o malentendidos que se pueden ver reflejados en tiempos para el cumplimiento de actividades y esto a su vez en costos.

Gracias por el aporte estimado Mmarquez.
Algunas líneas debajo!!
Alvaro

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16 Ene 2017 16:56 #105939 por Eq5-Mmarquez
Me parece que el tema de la comunicación es algo de suma importancia en la administración de proyectos, ya que una buena comunicación con el cliente permite llegar a mejores acuerdos y tener un buen entendimiento. Es posible tener todo el conocimiento necesario para poder gestionad un proyecto pero en ocasiones al no tener una buena comunicación con los clientes, se pueden provocar conflictos o malentendidos que se pueden ver reflejados en tiempos para el cumplimiento de actividades y esto a su vez en costos.

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